*So erstellen Sie Automatische E-Mail's mit "Daten"
- Andreas Franusic
- Sven Banning
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Automatisches Versenden eines Berichts mit den Transaktionen eines bestimmten Zeitraums per E-Mail.
Wichtig: In dieser Anleitung wird davon ausgegangen, dass der Mailserver korrekt konfiguriert ist
Erstellen Sie die Transaktion, die Sie per E-Mail versenden möchten.
Erstellen Sie unter “Allgemein, Übersichten, Berichte, erweiterte Ereignisauswahl” eine Übersicht, die Sie per E-Mail versenden möchten.
Wählen Sie den Zeitraum und den Ereignistyp (wenn leer, sehen Sie alle Ereignisse, bitte geben Sie bei "item" an, was Sie sehen wollen, sonst erhalten Sie riesige pdf-Dateien).
Wählen Sie zusätzlich unter "item" einen Tabellennamen und darunter einen Wert (nicht im Bild). Drücken Sie die
wird das Element in das mittlere Feld verschoben.
Beachten Sie, dass das Ereignis den/die ausgewählten Wert(e) enthalten muss, bevor es angezeigt wird. Das mittlere Feld ist eine "und"-Funktion. Sie können zum Beispiel einen Leser und eine Person im mittleren Feld auswählen, aber Sie können NICHT mehrere Leser oder mehrere Personen auswählen.
Wenn Sie mehrere Leser oder Personen auswählen möchten, müssen Sie dafür eine benutzerdefinierte Gruppe unter “Installation > Datenbank > Benutzerdefinierte Gruppierung” erstellen.
Wählen Sie die Sortierreihenfolge und unter Option die Option "Bericht". Wählen Sie, ob Sie ein schwarz-weißes oder ein farbiges PDF in Ihrer E-Mail haben möchten. Wählen Sie einen Namen für die an die E-Mail angehängte PDF-Datei.
Speichern Sie die Auswahl, die Sie mit der Schaltfläche "Vorauswahl" unten rechts getroffen haben, und wählen Sie bei der Option "Neu".
Geben Sie einen Namen und eine Berechtigungsgruppe an. Beachten Sie, dass alle Berechtigungselemente unterhalb dieser Gruppe ausgewählt werden müssen, da Sie sonst möglicherweise nicht alle Ereignisse von Personen oder Lesern sehen. Achten Sie darauf, dass Sie bei jeder Berechtigungseinstellung in diesem Artikel die gleiche Berechtigungsgruppe wählen.
Wenn Sie die Vorauswahl ändern möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Vorauswahl" und wählen Sie die Option "Laden bei". Wählen Sie Ihre Vorauswahl aus, ändern Sie Ihre Einstellungen, drücken Sie erneut auf die Schaltfläche "Vorauswahl" und wählen Sie Ersetzen. Zum Löschen wählen Sie die Option "Löschen" und wählen die zu löschende Vorauswahl aus. Wenn Sie eine Vorauswahl nicht löschen können, wird sie irgendwo im System verwendet.
Erstellen Sie eine Kontaktgruppe:
Erstellen Sie eine Kontaktgruppe, an die die E-Mail gesendet werden soll.
Fügen Sie unter Allgemein, Kontakt, Kontaktgruppe eine Gruppe hinzu.
Zum Beispiel, Mail. Wählen Sie die zuvor verwendete Berechtigungsgruppe.
Drücken Sie auf das + auf der linken Seite von Mail, drücken Sie mit der rechten Maustaste auf "Kontaktliste" und wählen Sie "Kontakt hinzufügen".
Wählen Sie eine Person aus dem System aus, wählen Sie "E-Mail-Adresse" als Kommunikationsmittel.
Geben Sie die E-Mail-Adresse ein und wählen Sie erneut die zuvor verwendete Berechtigungsgruppe.
Einen "Adressaten" erstellen:
Gehen Sie zu “Allgemein, Einstellungen, Mail, Adressiert.”
Erstellen Sie ein Mailing, indem Sie die rechte Maustaste im linken Teil des Bildschirms drücken. Geben Sie einen Namen ein und wählen Sie die Aktion "Mailberichte versenden".
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den erstellten "Adressaten" und wählen Sie "Mailingliste hinzufügen".
Wählen Sie die Operation "nicht bedingt" und wählen Sie die erstellte Kontaktgruppe.
Erstellen Sie eine Aktion zum Versenden der E-Mail:
Unter “Allgemein, Einstellungen, Aktion” erstellen Sie eine neue Aktion, indem Sie auf die rechte Schaltfläche im linken Teil des Bildschirms klicken.
Geben Sie eine Kurz- und Langbeschreibung ein, wählen Sie den Vorgang "automatisch" Aktion Auswahl "Mail senden: adressiert" bei Auswahl wählen Sie den in der Vorauswahl erzeugten Bericht.
Bei Adressiert wählen Sie die Mailgruppe, die Sie unter Adressiert erstellt haben.
XSLT-Stylesheet wird die Textnachricht formatieren, standardmäßig wird ein Standard-Stylesheet verwendet.
Erstellen Sie eine Prozedur zum Versenden der Mail:
Erstellen einer Zeitzone:
Sie können mehrere Elemente auswählen, so dass Sie eine Zeitzone verwenden können, um den Bericht mehrmals zu senden.
Gehen Sie zu “Zugang, Einstellungen, Zeitzone.”
Erstellen Sie eine neue Zeitzone, indem Sie auf die rechte Schaltfläche im linken Teil des Bildschirms klicken.
Geben Sie einen Namen ein und wählen Sie die verwendete Berechtigungsgruppe, drücken Sie Speichern, wir wollen die grafische Zeitauswahl nicht verwenden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die links erstellte Zeitzone und wählen Sie "Zeitzonenelement hinzufügen".
Zum Beispiel für den Versand von Mails in der Nacht zum Montag um 00:01
Sie können bei Bedarf weitere Momente erstellen.
Ein Zeitzonenereignis erstellen:
Unter “Allgemein, Einstellungen, Zeitzonenereignis” erstellen Sie ein neues Zeitzonenereignis, indem Sie auf die rechte Schaltfläche im linken Teil des Bildschirms klicken.
Wählen Sie die erstellte Zeitzone und die verwendete Berechtigungsgruppe.
Start- und Enddatum sind nicht erforderlich, es sei denn, Sie möchten den Bericht für einen bestimmten Zeitraum senden.
Erstellen Sie das Verfahren zum Versenden der E-Mail:
Gehen Sie zu “Allgemein, Einstellungen, Vorgang.”
Erstellen Sie ein neues Verfahrensereignis, indem Sie auf die rechte Schaltfläche im linken Teil des Bildschirms klicken.
Geben Sie bei der Prozedur(Vorgang) einen Namen ein, wählen Sie Subsystem "Zeitzonenereignis" und bei Ereignis "Zeitzonenereignis neuer Status".
Wählen Sie bei Tabelle "Alarmclock", Data1 "used", Tabellenoption "one off" und bei value1 das soeben erstellte Zeitzonenereignis. Geben Sie auch die richtige Berechtigungsgruppe ein.
Drücken Sie auf die Registerkarte "Daten" und wählen Sie bei Daten 1: "Status Zeitzonenereignis" und bei Wert 1: "Aktiv werden".
Speichern Sie die Prozedur und unten erscheint.
Klicken Sie auf den Namen "Aktionsliste" und wählen Sie die zuvor erstellte Aktion aus, speichern Sie den Datensatz.
Ihre Mail sollte nun funktionieren.
Natürlich können Sie dies nicht nur an der erstellten Zeitzone ausprobieren, in der Prozedur können Sie auch die Schaltfläche “Jetzt testen” drücken.